建設業事務に必要なスキルは？事務の負担を軽減するポイントも紹介
目次
「建設業で事務を採用したい」または「事務処理を効率化したい」と考えている方は多いでしょう。
書類のやり取りが多く、大きな金額が動く建設業では、事務が重要な役割を果たします。
この記事では、建設業事務に必要なスキルや、事務の負担を軽減するポイントを解説します。
建設業事務と一般事務との違いについても触れるので、建設業に携わる方の参考になれば幸いです。
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建設業事務とは
建設業を営むには、契約書・請求書の整理や支払い処理、備品調達が必要です。
国が定める書類を作成しなければいけないため、建設業では事務の存在が欠かせません。
建設業事務は、次の4種類に分類されます。
建設業事務の種類 | 内容 |
|---|---|
総務 | 会社運営をサポートするために物品の管理や保守を行う |
経理 | 帳簿作成や決算処理など、建設業に関するお金の流れを管理する |
営業事務 | 営業活動における事務的なサポートを行う |
現場事務 | 請求書管理など、建設現場で発生する事務処理を担当する |
総務や経理は会社全体のサポートを主として、営業事務や現場事務はより現場と関わる業務を担当します。
作業の負担を減らすには、“業務全体の仕組み化”が不可欠です。
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建設業事務と一般事務との違い
建設業事務と一般事務の仕事内容は基本的に同じです。
主な仕事は伝票作成やメール対応、備品の発注、請求書管理など。
一般事務の経験がある方は、建設業事務でも活躍できるでしょう。
ただし、建設業事務ならではのルールもいくつか存在します。
- 現場事務所に出勤する可能性がある
- 工事現場によって勤務時間が異なるケースがある
- 建設業独自の勘定科目を使用する
現場事務は工事現場のサポートを行うため、本社・支社ではなく工事場付近の事務所に出勤するのが一般的です。
工事現場の労働時間を基準として働くので、就業先によって勤務時間が変わることは珍しくありません。
加えて、建設業では独自の勘定科目を用いて会計処理を行います。
たとえば、売上高を「完成工事高」、仕掛品を「未成工事支出金」と呼びます。
建設業事務の主な仕事内容
建設業事務の主な仕事内容は、次のとおりです。
- 電話対応
- メール管理
- 来客対応
- 伝票や報告書の作成
- 書類作成と確認
- 予算管理と調整
- 決算処理
- 営業支援
- 備品管理
- 社内外イベントの企画・開催
- 株主総会の準備
- 社内のインフラ管理
参考として、建設業事務における一日の流れの例を紹介します。
【一日の流れの例】
～9:00……出勤
9:00～9:30……朝礼
9:30～11:00……メールチェックや電話対応、来客対応
11:00～12:00……データ入力などの事務処理
12:00～13:00……昼休憩
13:00～15:00……金融機関で各種手続き
15:00～17:00……書類作成
17:00～18:00……職場環境の整備や備品管理
18:00～……退勤
建設業事務では「取引先の方にお茶を出してほしい」や「備品が足りないから発注してほしい」など、現場の意見に対する臨機応変な対応が求められます。
建設業事務に必要なスキル
建設業事務に必要なスキルは、主に5つあります。
- コミュニケーション能力
- 基本的なパソコンスキル
- 事務処理能力
- 簿記の知識
- 能動的に行動を起こせる能力
必要となる理由を解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
コミュニケーション能力
建設業務は現場を管理する人や設計をする人、作業を行う人、クライアントなど、多くの人々によって成り立っています。
各社員が業務をスムーズに進められるように、事務職はさまざまな部署と関わりながらサポートを行います。
そのため、コミュニケーション能力に長けた人材が望ましいです。
「人と関わるのが苦手」または「一人で黙々と作業を続けたい」という方は、建設業事務に不向きな傾向にあります。
基本的なパソコンスキル
建設業はアナログ作業が多いイメージを持っている方もいるでしょうが、多くの建設業者にてIT化が進んでおり、事務作業も例外ではありません。
基本的なパソコンスキルとして
- 文字入力
- Excel
- Word
- PowerPoint
- メールソフト操作
上記の能力が必要です。
事務処理を進める上で高度なスキルは必要ないため、パソコンに苦手意識のない方であれば問題なく業務を行えるでしょう。
事務処理能力
事務処理能力は、建設業事務における基本のスキルです。
事務員には資料の作成や整理、データ入力、数字の計算などが任されます。
建設業では大きなお金が動くことが少なくなく、わずかな計算ミスでも大きな差額になる危険性があります。
事務処理のミスで現場の業務が滞らないよう、責任を持って正確な処理を行える人材が欠かせません。
簿記の知識
建設業事務に必要なスキルの1つとして、簿記の知識が挙げられます。
簿記を学んだ方は、営業取引を帳簿に記録する方法を身につけているため、事務職として能力を活かせるでしょう。
簿記の知識を確認するには、日商簿記の有無が参考になります。
日商簿記検定では、原価計算から財務諸表の作成まで、経理に求められる知識が問われます。
2023年度の合格率は、次のとおりです。
- 1級（統一試験）……16.8%
- 2級（統一試験）……11.9%
- 3級（統一試験）……33.6%
※第165回の結果を参考にしています
日商簿記2級以上では工業簿記が試験範囲となり、建設業に特化した簿記「建設業経理検定」と問題の傾向が似ています。
工業簿記の知識があると、建設業の複雑なお金の流れをイメージしやすいです。
参考URL：受験者データ
能動的に行動を起こせる能力
変化の多い建設業界で仕事をするには、能動的に行動を起こせる能力が不可欠です。
クライアントの要望で工期が変更になったり、法律の改正で新たな書類を作成したり、天候の影響でスケジュールを調節したり。
与えられた仕事をこなすだけでなく、周囲の変化に気付き「今何が求められているか」を判断できる人材が適任です。
建設業事務に向いている人の特徴
建設業事務に向いている人の特徴を、いくつかピックアップしました。
- マルチタスクが得意
- 細かい作業に抵抗がない
- 数字に強い
- サポート・フォロー業務にやりがいを感じる
- 積極的にコミュニケーションが取れる
- 建設業に興味がある
- 責任感がある
「建設業事務の主な仕事内容」で紹介したように、建設業事務では多種多様な業務が発生します。
周囲の状況や作業の進捗度に応じて臨機応変に対応できる、マルチタスク型の方向きの職業です。
さらに、建設業では法律や業務に関して、日々新たな知識が求められます。
建設業やものづくりに興味がある方のほうが、前向きな姿勢で最新の知識を取り入れるでしょう。
建設業事務は「つらい」といわれる理由
建設業事務は「つらい」といわれる理由を2つ紹介します。
- 作業量が多い
- 建設業ならではの専門用語がある
1つずつ見ていきます。
作業量が多い
建設業事務は作業量が多く、慣れないうちは仕事が定時内に終わらず、疲弊する可能性があります。
電話対応や来客対応は急に発生するため、事務処理が思うように進まないことも。
「今日中に請求書管理を終わらせたいのに、営業から資料作成を頼まれた」や「来客頻度が高く、事務処理がまったく進まない」という事態が起こり得ます。
建設業ならではの専門用語がある
建設業ならではの専門用語を理解しなければ、請求書管理や伝票作成を進められません。
一般事務を経験した方でも、建設業事務を行うには、新たな知識を身につける必要があります。
具体的には、売上原価を「完成工事原価」、買掛金を「工事未払金」と呼ぶなど、独自の勘定科目を使用します。
知らない用語を都度調べながら業務を進めていると、作業スピードが遅くなってしまうでしょう。
なお、建設業会計と一般会計の違いについては、以下の記事にて詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
建設業事務の負担を減らすポイント
建設業事務の負担を減らすポイントを、5つピックアップしました。
- 業務マニュアルを作成する
- ペーパーレス化を推進する
- 処理速度の速いパソコンを導入する
- 一部の作業を外注化する
- 建設業に特化したITツールを導入する
以下で詳しく説明します。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成するメリットは、作業過程が可視化される点です。
作業内容を「見える化」することで、不要な作業を洗い出し、業務効率の向上が図れます。
業務を見直す機会を設ければ、それぞれの事務員が持つノウハウを共有できます。
また、マニュアルは業務を引き継ぐ際にも役立つでしょう。
新しい事務員が入った場合、「簡単な処理はマニュアルを参考にして分からない点のみ質問する」という形にすると、指導にかかる時間を削減可能です。
業務マニュアルを作るのは手間かもしれませんが、一度作成すると何度も再利用できて便利です。
ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化により、次のような業務効率化が期待できます。
- 書類を印刷・手渡し・郵送する手間がかからない
- 書類を探すのが容易になる
- いつでも・どこでも資料を確認できる
書類をデータ化することで、ネット上でのやり取りが可能になり、建設業事務の負担軽減につながります。
検索機能を活用すれば書類を瞬時に検索でき、「保管場所で時間をかけて書類を探す」という手間がかかりません。
処理速度の速いパソコンを導入する
処理速度の速いパソコンを導入するのも、建設業事務の負担を減らす方法の1つです。
「起動を待つ時間」や「処理待ちの時間」に関して、1回当たりの時間は短いですが、毎日積み重なると長時間のロスになります。
処理中にパソコンがフリーズした場合、作業が最初からやり直しになる恐れがあるので注意してください。
また、ITツールを活用するには、パソコンにある程度のスペックが要求されます。
自社でIT化を進める際はツールだけでなく、高性能なパソコンの導入も検討することが大切です。
一部の作業を外注化する
作業を外注化した分だけ、自社の事務職員は重要度の高い業務に集中できます。
他部署・作業員との連携が必要な業務は自社で担当し、単純作業は外注することで労力削減を図っている企業は多いです。
自社に経理を得意とする人材が不足しているときは、専門的な作業を委託するのも業務効率化につながります。
建設業に特化したITツールを導入する
建設業は独自のルールが多々存在するので、建設業に特化したITツールを導入するのが効果的です。
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まとめ：建設業における事務の負担を軽減ためにITツールを導入しましょう
今回の記事は、建設業事務に必要なスキルや、事務の負担を軽減するポイントを説明しました。
建設業事務の負担を減らすポイントは
- 業務マニュアルを作成する
- ペーパーレス化を推進する
- 処理速度の速いパソコンを導入する
- 一部の作業を外注化する
- 建設業に特化したITツールを導入する
上記5点です。
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